Kilometrikorvaukset kadoksissa? Sähköinen ajopäiväkirja selkeyttää koko yrityksen matkahallintoa


Kun yrityksen työntekijä käyttää omaa autoaan tai yrityksen hänen käyttöönsä antamaa autoa työmatkojensa toteuttamiseen, syntyy työntekijälle myös laskutettavia kuluja. Työntekijän laatiman matkalaskun perusteella työnantaja korvaa työntekijälle työmatkoihin käytetystä ajosta aiheutuneita kustannuksia. Nämä niin sanonut kilometrikorvaukset eivät kuitenkaan synny mitenkään automaattisesti, vaan kilometrikorvauksien suuruudesta ja ylipäätään olemassaolosta ovat erikseen työsopimuksessa sovittuja seikkoja.  Kilometrikorvaus korvaa siten ainoastaan työntekijän työnsä suorittamiseksi välttämättömiä ajoja, eli työmatkoja.

Työmatkalla tarkoitetaan työn puitteissa tehtyä matkaa, esimerkiksi matka työpaikalta asiakkaan luokse. Työmatkaksi ei kuitenkaan lueta matkaa kotoa työpaikalle ja takaisin kotiin. Koska työntekijä käyttää luonnollisesti samaa ajoneuvoa sekä työajan ulkopuoliseen ajamiseen että työmatkoihin, tulee työntekijän itse huolehtia siitä, että hänen työsopimuksessaan maksettavaksi sovitut kilometrit tulevat asianmukaisesti eroteltua vapaa-ajan ajosta. Tämän takia työntekijän onkin pidettävä ajoistaan ajopäiväkirjaa. Ajopäiväkirjan pitäminen manuaalisesti kysyy työntekijältä aikaa ja vaivaa. Tästä syystä monet pienemmät työmatkat jäävät kilometrikorvauksiin oikeutetulta työntekijältä kokonaan kirjaamatta. Työntekijälle aiheutuva etumenetys voi näin olla vuositasolla satoja euroja. Ajopäiväkirjan perusteella määritellään lisäksi myös ajoneuvon todellinen verotusarvo. Verottajalle toimitetun ajopäiväkirjan raportin mukaan ajoneuvon verotusarvoon pyytää myös muutosta, mikäli ajoneuvolla ajetaan yksityisajoa verottajan olettamaa vähemmän. Jotta työntekijä voisi täten hyötyä täysimääräisesti hänelle kuuluvasta edusta, tulee hänen itse pitää niistä huolta. Liian moni jättää kuitenkin mieluummin etunsa hyödyntämättä kuin käyttäisi vapaa-aikaansa ajopäiväkirjan läpikäyntiin ja liitteiden lähettelyyn. Suomalainen ajoneuvo-operaattori Helpten on kehittänyt ratkaisun, jolla ajopäiväkirjan pitäminen ja matkalaskujen lähettäminen onnistuu muutamalla napin painalluksella.

Sähköinen ajopäiväkirja hyödyttää niin työntekijää kuin työnantajaa   

Helptenin kehittämän ajopäiväkirjan taustalla on ajatus turvata paitsi kilometrikorvauksiin oikeutetun työntekijän edut, mutta myös selkeyttää ja virtaviivaistaa kilometrikorvaukset maksavan yrityksen matkahallinnon prosesseja. ”Kilometrikorvausten maksaminen voi olla osassa yrityksiä hyvin kirjavaa, vaikka laki määrittelee selvästi, kuinka ja miten kilometrikorvauksia maksetaan.”, kertoo Helptenin asiantuntija Mats Melén.  Suomessa saattaa Melénin mukaan olla joissakin yrityksissä käytäntönä, että jopa osa palkasta maksetaan kilometrikorvauksina.” Näistä maksuistahan ei työeläkettä kerry.”, Melén toteaa. Melén painottaa kuitenkin myös työntekijän vastuuta kilometrikorvauksien maksamisessa. ”Työntekijältä saattaa osa lyhyemmistä ajoista jäädä kirjaamatta kiireen vuoksi, jolloin osa kilometrikorvauksista jää saamatta. Kehittämämme sähköinen ajopäiväkirja on oikeudenmukainen sekä työnantajaa että työntekijää kohtaan, kun todelliset, ainoastaan työn tekemistä syntyneet ajot tulevat tarkalleen kirjatuiksi.”, Melén muistuttaa.

Tavoitteena oikeudenmukaisempi työsuhdeautoilu

Mitä etuja Helptenin ajopäiväkirja sitten tuo perinteiseen paperirumbaan verrattuna? ”Palvelumme laskee automaattisesti kulloisenkin kilometrikorvauksen määrän mukaisesti (tällä hetkellä 0.45 euroa/km), kuinka paljon korvauksia halutulta tai valitulta aikaväliltä voidaan laskuttaa. Ajopäiväkirjapalvelustamme voi valita halutun aikavälin sekä haluaako raportin matkalaskun liitteeksi vai raportin verottajalle.”, Melén kuvailee.  Verottajan kannalta Helptenin ratkaisu on työsuhdeautoilijalle erittäin hyödyllinen. ”Verottajaraportti näyttää verottajalle konkreettisesti, mihin autoa oikein käytetään. Työsuhdeauton verotusarvo perustuu verottajan arvioon, että autolla ajetaan 18 000 km yksityisajoa.  Jos ajat vähemmän, saat palautusta. Samaan tapaan, jos työajoa kertyy enemmän kuin 30 000 km vuodessa, voi erottajalta anoa verovähennystä ajoneuvon verotusarvoon.”, Melén konkretisoi Helptenin ratkaisun kiistattomia hyötyjä. Samalla kun Helpten virtaviivaistaa yritysten matkahallinnon prosesseja, se haluaa muuttaa koko suomalsien työsuhdeautoilun kulttuuria. ”Pyrimme tuomaan Suomeen ns. Pay As You Drive (PAYD)- mallia. Haluamme, että Suomessa maksetaan autoilusta juuri sen mukaisesti, mitä niillä todellisuudessa ajetaan.”, Melén toteaa.  ”Työmme tavoitteena on oikeudenmukaisempi työsuhdeautoilu – niin edunsaajalle kuin edunmaksajallekin.”, Melén summaa.